権限セットって便利だけど、ユーザーに割り当てるものが増えていくと、管理が難しくなるんだよね…
わかるー！そんなときは「権限セットグループ」の出番だよ！権限セットをまとめて割り当てられるの！
「ユーザーごとに何個も権限セットを割り当てていると、管理がだんだん大変に…」
Salesforceを使っていると、こんな悩みにぶつかることはありませんか？
そこで登場するのが「権限セットグループ」です。
複数の権限セットを1つにまとめて扱えるこの機能を使えば、割り当ての手間や設定ミスをグッと減らすことができます。
筆者自身も、正直、最初は「ただまとめるだけで意味あるの？」と思っていました。
でも実際に使ってみると、ユーザー管理の負担が軽くなって、今では欠かせない存在になりました。
この記事では、権限セットグループの基本から、作成手順、運用のコツ、よくある質問までをくわしく解説していきます。
「なんとなく難しそう」と感じていた方こそ、ぜひ一緒に理解を深めていきましょう！
権限セットグループとは？
Salesforceの権限セットを利用していると、「似たような権限セットがいくつもあって管理が煩雑…」と感じることがあります。
そんなときに便利なのが 「権限セットグループ」 です。
このセクションでは、「権限セットグループとは何か？」という基本から、プロファイルや権限セットとの違いまでを解説します。
複数の権限セットをひとまとめにできる機能
権限セットグループは、名前のとおり「複数の権限セットをまとめるためのグループ機能」です。
上記のように、複数の権限セットをまとめた権限セットグループをユーザーに割り当てることで、まとめて複数の権限を付与することができます。
なぜ権限セットグループが必要なの？
権限セットグループの登場には、組織内に権限セットが増えて管理が煩雑になったことが背景にあります。
こうした課題を解決するために、権限セットグループが登場し、
といった管理の効率化・人的ミスの防止が実現できるようになりました。
プロファイルや権限セットとの違い
ここで一度、プロファイル／権限セット／権限セットグループの違いを整理しておきましょう。
| 機能 | 主な特徴 | 割り当て |
|---|---|---|
| プロファイル | ユーザーに必ず1つだけ割り当てる | 1人に1つまで |
| 権限セット | 必要に応じて複数追加可能 | 1人に複数OK |
| 権限セットグループ | 複数の権限セットをまとめて管理できる | 1人に複数OK |
- プロファイル：基本となる操作範囲を定める
- 権限セット：あとから柔軟に追加できるオプション
- 権限セットグループ：権限セットの組み合わせを管理する入れ物
このように、それぞれの役割と使い方を理解することで、シンプルな権限設計ができるようになります。
権限セットグループの作成手順
このセクションでは、権限セットグループの作成方法からユーザーへの割り当て、確認のしかたまでをステップごとに整理します。
すでに作成済みの権限セットを活用しながら、グループ化する流れを見ていきましょう。
作成〜権限セットの追加までの流れ
権限セットグループは、「設定」から簡単に作成できます。
- 「設定」→「権限セットグループ」をクリックし、「新規権限セットグループ」ボタンをクリックします。
- 表示ラベル・API参照名・説明を入力して「保存」ボタンをクリックします。
- 保存後、「グループ内の権限セット」リンクをクリックします。
- 「権限セットを追加」ボタンをクリックします。
- 追加したい権限セットにチェックをつけて「保存」ボタンをクリックします。
- 権限セットが追加されたら「完了」ボタンをクリックします。
作成した権限セットグループに、後から権限セットを追加・削除することも可能です。
手順3の「グループ内の権限セット」リンクから追加・削除を行ってください。
ユーザーへの割り当て方法
権限セットグループは、一括でも、個別ユーザーごとにも、割り当て可能です。
一括で割り当てる方法
- 設定から「権限セットグループ」をクリックし、割り当てたい権限セットグループ名をクリックします。
- 「割り当ての管理」ボタンをクリックします。
- 「割り当てを追加」ボタンをクリックします。
- 対象ユーザーを選んで「次へ」ボタンをクリックします。
- 割り当てるユーザーが正しいかを確認して、「割り当て」ボタンをクリックします。
- 成功したら「完了」ボタンをクリックします。
個別に割り当てる方法
- 設定の「ユーザー」から対象ユーザーをクリックします。
- ユーザーの詳細画面の下部までスクロールし、「権限セットグループの割り当て」の「割り当ての編集」ボタンをクリックします。
- 付与する権限セットグループを右側に追加して「保存」ボタンをクリックします。
あれ？権限セットと割り当ての手順が同じ？
そうそう、割り当ての流れはほとんど一緒だよ！
権限セットをひとつずつ割り当てるより、権限セットグループにしておくことで、割り当てもラクになるよ！
割り当て状況の確認と注意点
権限セットグループを作成・割り当てたあとは、きちんと反映されているか確認することも大切です。
✅ 確認方法その1：権限セットグループの「割り当ての管理」ボタンから確認
✅ 確認方法その2：ユーザー詳細ページの「権限セットグループの割り当て」を確認
また、誰にどんな権限が割り当てられているのかを把握し、管理する必要があります。以下に注意点と運用の工夫をまとめました。
- ユーザーごとの権限状況がひと目でわかりにくい
- どの権限セットグループが割り当てられているかは確認できますが、その中にどんな権限セットが含まれていて、どんな権限が付与されているかは、画面上ですぐに把握しづらい場合があります。
➡「誰に・どんな権限があるか」を一覧化しておくと、棚卸しやトラブル時の確認がスムーズになります。
- どの権限セットグループが割り当てられているかは確認できますが、その中にどんな権限セットが含まれていて、どんな権限が付与されているかは、画面上ですぐに把握しづらい場合があります。
- 反映にタイムラグがある
- 権限セットグループ内の権限セットを追加・削除した場合、すぐにユーザーに反映されるとは限りません。
➡権限セットグループ一覧の「状況」列にあるステータスをチェックし、変更が反映されているかを確認するのがポイントです。ステータスについてはSalesforceのヘルプページも参考にしてください。
- 権限セットグループ内の権限セットを追加・削除した場合、すぐにユーザーに反映されるとは限りません。
おすすめの使い方と設計ポイント
権限セットグループは、ただ作るだけでなく、どう整理し運用するかが大切です。
ここでは、役割や業務単位でのまとめ方や命名ルール、権限セットとの使い分けのヒントをご紹介します。
役割や業務ごとにまとめると管理しやすい
権限セットグループの最大のメリットは、「役割別に必要な権限をひとまとめにできること」です。
あらかじめチームや職種ごとにまとめておくことで、ユーザーへの割り当てやメンテナンスもスムーズになります。
- 営業担当者向け：営業活動・レポート・取引先管理などをまとめたグループ
- カスタマーサポート向け：ケース操作・メール送信・ナレッジ閲覧などをまとめたグループ
- 外部パートナー向け：限定されたオブジェクトや項目のみアクセス可能なグループ
このように整理しておくことで、部門異動や新入社員対応のスピードアップにもつながり、チーム全体の管理工数削減にも効果的です。
あとから見てわかりやすい名前にしよう
権限セットグループの名前、とりあえず適当につけておけばいいかな？
ダメー！あとから見る人のためにも、わかりやすい名前と説明を設定しておいて！
権限セットグループは、数が増えてくると「これは何のために作ったんだっけ？」とわからなくなってしまうことがあります。
そのため、表示ラベル（画面上の名前）には日本語で、用途がすぐにわかる名前をつけるのがおすすめです。
- 🆗 わかりやすい例
- 「営業部共通」「カスタマーサポート管理者用」「開発リーダー用」
- 🆖 わかりにくい例
- 「権限セットグループ1」「共通用」
また、「どんなユーザーに割り当てるグループなのか」は説明欄にも明記しておくと、運用時に迷いづらくなります。
権限セットグループと権限セット単体、どう使い分ける？
権限セットグループは便利ですが、すべてをグループ化すればいいというわけではありません。
「繰り返し使う」ものや「役割に応じた共通設定」は権限セットグループで、「一部の人だけに臨時で付けたい」などは権限セット単体で、という使い分けがおすすめです。
よくある質問Q&A
Salesforceの権限セットグループはとても便利な機能ですが、実際に運用していると「これってどうなるの？」と迷うポイントも出てきます。
ここでは、実務でよくある疑問をピックアップしてお答えします。
Q. 権限セットグループに追加できる権限セットの上限は？
A. 現時点では、1つの権限セットグループに追加できる権限セットは100個です。
ただし、実際に何十個もの権限セットをひとまとめにすると、意図しない権限付与や管理の複雑化につながるため、業務単位・役割単位で適切に分けておくのがおすすめです。
Q. 同じ権限が重複したらどうなるの？
A. 複数の権限セットや権限セットグループで同じ権限が重複していても問題ありません。
Salesforceでは、ユーザーに付与されたすべての権限を合算して評価するため、どこか1つで許可されていれば有効とみなされます。
権限セットA：「レポートの作成」
権限セットB：「レポートの作成」「ダッシュボードの作成」
➡A、Bが割り当てられたユーザーには「レポートの作成」「ダッシュボードの作成」の両方の権限が付与される
Q. 権限セットグループにしたら個別の権限セットは削除してOK？
A. 権限セットグループに追加したからといって、元の権限セットを削除してよいわけではありません。
権限セットグループは、権限セットをひとまとめにする入れ物のようなものです。
入れ物に入れたものを削除してしまうと、せっかく付与した権限が失われてしまいます。
そのため、権限セットグループに含めた権限セットは削除せずに残しておく必要があります。
Q. 既存ユーザーに反映されない場合の対処法は？
A. 権限セットグループに新しい権限セットを追加しても、既存ユーザーにはすぐに反映されないことがあります。これは再適用処理が行われていないためです。
対処方法としては、以下のいずれかを試してください：
- 権限セットグループの詳細ページで、「再適用」ボタンをクリックする
- 一度、該当ユーザーから権限セットグループの割り当てを外し、再度割り当て直す
Q. ミュート権限セットって何？
A. ミュート権限セットは、権限セットグループに含まれる特定の権限だけを無効化（ミュート）するための機能です。
たとえば…
権限セットグループに含まれる一部の権限を“あえて効かなくする”ことで、より細かく柔軟な権限管理ができるようになります。
- 権限セットグループを先に作成しておく必要がある
- 無効化したい権限を把握し、ピンポイントで選択する必要がある
- ミュートできるのは、システム権限やオブジェクト権限など一部に限られる
慣れないうちは少し手間取るかもしれませんが、複雑な権限管理をすっきり整理したいときにはとても便利です。
同じ権限セットでも、グループによって少しだけ変えたいってあるよね…「削除だけ外したい」みたいな
それ、まさにミュート権限セットの出番よ！共通の権限セットを使いながら、「このグループでは削除はNG」といった細かい調整できるの
まとめと次に読みたい記事
権限セットグループで管理の手間を減らそう
権限セットグループを活用すれば、複数の権限セットをひとまとめにして割り当て・管理ができるため、ユーザーごとの権限設定がグッと楽になります。
「誰にどの権限が必要か？」を考えながら、業務や役割ごとに権限セットをまとめておくことで、運用の見通しも良くなります。
複雑になりがちな権限まわりですが、権限セットグループを活用して、できるだけシンプルに、手間を少なくしていきましょう！
次は「ロール」や「共有ルール」でレコードアクセスの管理もマスターしよう
プロファイルや権限セットで「どんな機能が使えるか」を決めたら、次は「どのレコードが見えるか・操作できるか」を制御するステップです。
Salesforceでは、「ロール階層」や「共有ルール」といった機能を使って、レコードのアクセス権限をコントロールします。
次の記事では、その考え方と設定方法について、初心者にもわかりやすく紹介していきます。
▶︎ [Salesforceのロールと共有ルールとは？レコードアクセスの基本をわかりやすく解説（近日公開予定）]
